Hoy en día, la utilización del teléfono móvil ha irrumpido con fuerza tanto en nuestra vida cotidiana como en el ámbito empresarial. Sacar el máximo partido de estos dispositivos puede, además, ayudarnos considerablemente a aumentar nuestra eficiencia, consiguiendo un ahorro importante de recursos, dinero y tiempo, algo fundamental en nuestro ajetreado día a día.
Tabla de contenidos
La firma digital, lo que debes saber
¿Qué es la firma digital? ¿Para qué sirve?
Por firma electrónica se entiende un conjunto de datos electrónicos que permite, principalmente, identificar de manera inequívoca a la persona que firma el documento, así como garantizar la integridad del documento firmado.
¿Cómo se pueden firmar los documentos digitalmente?
La firma digital se puede implementar por medio de multitud de métodos. Firmando un PDF con el programa Adobe Reader, incrustando la firma desde algún programa de diseño gráfico o utilizando herramientas ya creadas para este fin, pero… ¿Todos estos métodos son útiles y fáciles de utilizar? ¿Todas cumplen con la ley y aseguran que el documento no ha sido modificado tras su firma? Depende del tipo de herramienta que uses y de su fiabilidad, por ello es importante escoger adecuadamente.
Un ejemplo de aplicación especializada en firma electrónica de documentos es Firma Documentos. Una solución destinada a ayudar a empresas a firmar todo tipo de documentos de forma digital desde cualquier parte del mundo. Genial, ¿verdad? De hecho, el funcionamiento es bastante sencillo:
⇢ Por un lado, la empresa accede al sistema web para configurar el envío y finalmente hacer el envío del documento a su destinatario.
⇢ El destinatario o usuario recibe la notificación de que le han enviado un documento (por SMS o por correo electrónico) y, una vez instalada la app, puede acceder al mismo, descargarlo y firmarlo en ese momento. ¡Así de fácil!
Beneficios de usar una app para firmar digitalmente
Usar esta herramienta permite a las empresas unificar toda la gestión documental con clientes, proveedores, acreedores, trabajadores… ya que se pueden enviar fácilmente todos los documentos que sean oportunos como: recibos, facturas, contratos, órdenes de pago, documentos RGDP, nóminas, modelos 190 y modelos 145, en otros muchos.
Además, cuando se usa Firma Documentos por ejemplo, el empresario puede requerir documentación complementaria al usuario como el DNI, tarjeta de la Seguridad Social, autorizaciones… Y este usuario, a su vez, tendrá la posibilidad de adjuntarlos a través de la propia aplicación.
La firma digital cuenta, además, con la misma seguridad y autoridad que una firma manuscrita, ya que existe un documento de trazabilidad que certifica que la firma no ha sido modificada, estando la firma digital totalmente protegida.
Hoy en día, este tipo de herramientas son imprescindibles para ahorrar dinero, tiempo, almacenamiento en oficinas y, sobretodo, ayuda a ser sostenible con el medio ambiente, evitando imprimir documentos innecesariamente.
Conclusiones
Hoy en día, firmar documentos de manera digital es una necesidad para cualquier negocio o empresa. La sociedad avanza y con ella lo hacen también los procesos. ¿Para qué perder tiempo y dinero imprimiendo papeles y escaneándolos firmados, si hay herramientas o aplicaciones que lo ponen tan fácil?
Muchas veces, por miedo o desconocimiento, preferimos seguir con aquello que conocemos e ignoramos lo bueno que puede ser el cambio. Creo que siempre hay una primera vez para probar y corroborar si de verdad algo puede ser efectivo para nuestro negocio. Por ello, si te interesa probar Firma Documentos, puedes registrarte gratis y firmar hasta 5 documentos al mes para ver cómo funciona. ¿Te animas?